Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
IMMORIOR Hausverwaltung Hamburg GmbH
Mittelweg 162
20148 Hamburg
Vertreten durch: Jan-Thorsten Holm (Geschäftsführer)
E-Mail: hello@immorior.de
Telefon: +49 40 XXX XXX XXX

Handelsregister, Registergericht und USt-IdNr. bitte aus dem Impressum ergänzen bzw. hier spiegeln.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO).

3. Besuch unserer Website

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem). Diese Daten werden ausschließlich zur technischen Bereitstellung der Website sowie zur Gewährleistung der Systemsicherheit verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

4. Kontaktaufnahme, Erstberatung, Terminbuchung

Wenn Sie über unser Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder über unsere Buchungsstrecke (Erstberatung, Verwalterwechsel-Anfrage) mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihr Anliegen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage).

5. Mandatsverwaltung über Central Desk

Für Eigentümer, Mieter und Beiräte der von uns verwalteten Objekte nutzen wir unsere eigene Softwareplattform Central Desk (app.central-desk.de) zur Objekt-, Miet- und WEG-Verwaltung. Im Rahmen eines bestehenden Verwaltervertrags verarbeiten wir dort insbesondere: Kontaktdaten, Objekt- und Vertragsdaten, Abrechnungsdaten, Kommunikation über das Kundenportal sowie hochgeladene Dokumente. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Verwaltervertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. Immobilienmappe (Wohnbegleitung)

Über unsere Wohnbegleitung bieten wir Eigentümern – auch solchen, deren Immobilie nicht von IMMORIOR verwaltet wird – eine kostenlose, digitale „Immobilienmappe" an, in der sie ihre wichtigsten Immobilienunterlagen selbst strukturiert ablegen und einzelnen Angehörigen gezielt Einblick geben können.

6.1 Welche Daten wir verarbeiten

• Bei der Registrierung: E-Mail-Adresse, optional Ihr Name.
• Bei der Objektanlage (freiwillig, jedes Feld optional außer der Bezeichnung): Adresse, Baujahr, Wohn- und Grundstücksfläche, Anzahl der Einheiten, Grundbuchblatt-Nummer, Notizen.
• Von Ihnen hochgeladene Dokumente (z. B. Grundbuch, Versicherungspolicen, Mietverträge) sowie deren Titel und Kategorie.
• Ihre Angaben zu „Meine Wünsche" (z. B. ob die Immobilie behalten, vermietet, übertragen oder verkauft werden soll, ein Notfall-Ansprechpartner, freie Anmerkungen).
• Wenn Sie Angehörigen Zugriff geben: deren E-Mail-Adresse, optional deren Name, sowie der Umfang der Freigabe (welche Objekte, welche Kategorien).

6.2 Zugang und PIN

Der Zugang erfolgt über eine PIN, die ausschließlich per E-Mail an die von Ihnen angegebene Adresse versendet wird – niemals im Browser angezeigt. Damit stellen wir sicher, dass nur Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse Zugriff erhalten.

6.3 Weitergabe an Angehörige

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschließlich, wenn und soweit Sie selbst aktiv eine Freigabe für eine bestimmte Person und einen bestimmten Umfang (bestimmte Objekte und/oder Dokumentenkategorien) einrichten. Sie können jede Freigabe jederzeit selbst und mit sofortiger Wirkung widerrufen.

6.4 Trennung von unseren Verwaltungs-Stammdaten

Objekte, die Sie über die Immobilienmappe selbst anlegen, werden bewusst getrennt von den Objekten gespeichert, die IMMORIOR im Rahmen eines Verwaltervertrags verwaltet. Es findet keine automatische Zusammenführung statt. Nur wenn Sie IMMORIOR später tatsächlich mit der Verwaltung, Vermietung oder dem Verkauf beauftragen, können die betreffenden Daten auf Ihren Wunsch in die reguläre Mandatsverwaltung übernommen werden.

6.5 Speicherdauer und Löschung

Wir speichern die Daten Ihrer Immobilienmappe, solange Ihr Zugang aktiv ist. Sie können Ihren Zugang jederzeit selbst und vollständig löschen (im Portal unter „Immobilienmappe" → „Konto löschen"). Dabei werden sämtliche von Ihnen angelegten Objekte, hochgeladene Dokumente, Wünsche und Freigaben unwiderruflich entfernt. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

7. Cookies und Server-Log-Dateien

Unsere Website verwendet nur technisch notwendige Cookies zur Bereitstellung der Grundfunktionen. Sofern weitere Cookies (z. B. für Reichweitenmessung) eingesetzt werden, informieren wir Sie hierüber gesondert über einen Cookie-Hinweis beim ersten Besuch.

8. Eingesetzte Dienstleister und Auftragsverarbeiter

• Cloudflare, Inc. – Hosting und Auslieferung unserer Plattform Central Desk.
• Supabase Inc. – Datenbank-Infrastruktur für Central Desk.
• Resend – Versand von System-E-Mails (z. B. PIN-Zusendung, Freigabe-Einladungen).
• Zoho Corporation – Betrieb unserer öffentlichen Website (Zoho Sites).

Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, bestehen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) – für die Immobilienmappe können Sie dies selbst im Portal auslösen, siehe Ziffer 6.5
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich hierzu an hello@immorior.de. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Leistungen oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.